Инструкция по работе в корпоративном облаке

Начало работы

Вместе с почтовым ящиком у вас появился доступ к облаку для рабочих групп. В облаке вы можете:

• хранить любые файлы, документы, презентации, видео, фотографии и иметь доступ к ним с любого компьютера;
• разместить в облаке файл для коллеги и просто отправить ему ссылку на файл;
• создавать общие папки и предоставлять к ним доступ сотрудникам компании.

Вы можете работать с корпоративным облаком прямо в браузере, через мобильное приложение, а также через свою операционную систему.

Вход в облако в браузере

1. Войдите в рабочую почту.

2. На верхней панели почты нажмите на Облако:

   

3. Откроется интерфейс корпоративного облака.

   

Мобильное приложение

По сссылкам ниже вы узнаете, как скачать и настроить приложение:

• Как скачать и установить мобильное приложение
• Как пользоваться приложением для iOS
• Как пользоваться приложением для Android

После установки приложения у вас будет доступ к тем файлам, которые хранятся в облаке VK WorkSpace. При клике на файл он автоматически скачается на смартфон и откроется в приложении.

Работа в облаке через компьютер

Программа Диск-О:

Диск-О: — программа, которая позволяет работать с облачным хранилищем прямо на компьютере. При этом файлы не занимают места на устройстве, потому что хранятся только в вашем облаке. Программа работает с VK WorkSpace и другими сервисами — Облаком от VK, Яндекс.Диском, Google Drive, Dropbox.

• Когда вы подключаете облако VK WorkSpace с помощью Диск-О:, на вашем компьютере облако выглядит как обычный жесткий диск. Это позволяет работать с файлами в привычном интерфейсе ОС. Вы можете открывать и создавать файлы на компьютере, а потом просматривать их в облаке VK WorkSpace через браузер.

• Вы загружаете файл в облако в браузере, и через пару секунд он отображается на компьютере. И наоборот: перекидываете файлы с рабочего стола на подключенный диск — и уже видите их в браузере. Точно так же с удалением и созданием папок: любые действия синхронизируются между компьютером и облаком VK WorkSpace.

Примечание

Диск-О: не является частью тарифов VK WorkSpace и приобретается отдельно.

Как подключить облако в Диск-О:

1. Установите Диск-О:
2. Нажмите кнопку Добавить диск.
3. Выберите VK WorkSpace (или VK WorkDisk).
4. Введите адрес электронной почты и пароль, либо подтвердите права доступа Диск-О: в окне браузера. Не переживайте, Диск-О: никому не передает ваши пароли, авторизация для вас безопасна.

После того как закончится синхронизация, откроется окно с облаком, и вы увидите содержимое своего диска.

Справка по работе с программой Диск-О:

Доступ по WebDAV

Вы можете подключить облако VK WorkSpace по протоколу WebDAV. Таким образом облачное хранилище будет представлено на вашем компьютере в виде стандартного файлового сервера.

Перейдите в Справку по работе в WebDAV, выберите вашу операционную систему и следуйте инструкциям.

Работа с файлами

Загрузить файл

Нажмите кнопку Загрузить и выберите необходимый файл либо перетащите файлы прямо в интерфейс программы.

Теперь этот файл доступен с любого компьютера.

Скачать файл из облака на компьютер

Чтобы скачать один файл, наведите курсор мыши на файл и нажмите значок

Чтобы скачать несколько файлов сразу, зажмите клавишу Shift или Ctrl на клавиатуре и выделите нужные файлы. Затем нажмите Скачать в верхнем меню.

Восстановить удаленный файл

Удаленные файлы перемещаются в папку «Корзина» и хранятся там 14 дней с момента удаления. Чтобы восстановить файлы и папки:

1. Перейдите в папку «Корзина».

2. Отметьте галочками нужные файлы и папки.

3. Нажмите на иконку или Восстановить на верхней панели.

4. Выберите папку, в которую нужно восстановить файлы.

   

Переместить файл в другую папку

Чтобы переместить файл, наведите курсор на файл, нажмите правую кнопку мыши и выберите Переместить в папку (если нужно переместить несколько файлов сразу, выделите их, зажав клавишу Shift или Ctrl на клавиатуре).

История изменений

Вы можете просмотреть историю изменений файла и вернуться к одной из сохраненных версий. Наведите курсор на файл, нажмите правую кнопку мыши и выберите Посмотреть историю.

В истории показаны все последние сохраненные версии файла, а также изменения настроек, связанные с файлом или папкой. Вы можете перезаписать или создать копию файла нужной версии.

Перезаписать — cодержимое файла вернется к указанной версии. Изменения отобразятся в этом же документе.

Создать копию — в облаке появится копия этой версии файла. Исходный файл останется без изменений.

Поделиться файлами

Открыть доступ к файлу

Наведите курсор мыши на файл и нажмите на значок . Откроется окно настройки доступа к файлу:

Чтобы поделиться файлом, нажмите Скопировать ссылку и отправьте ссылку адресату. Рекомендуем проверить и выполнить настройки доступа к файлу, прежде чем делиться им:

1. Настройте права доступа:

   Просмотр	Пользователь может просмотреть и скачать файл.
   Редактирование	Пользователь может просмотреть, скачать и редактировать файл.
   Скачивание	Пользователь может только скачать файл.

2. Выберите, кому будет доступен файл (всем пользователям или только вашим коллегам).

В блоке «Дополнительные настройки» можно задать:

• срок действия доступа. Если вы не хотите ограничивать доступ по сроку, оставьте значение «Всегда»;

• количество скачиваний, если выше вы предоставили права на скачивание файла.

Примечание

В облаке все файлы с ссылками доступа к ним будут отмечены значком .

Установить пароль на файл

Вы можете задать пароль к файлам, которыми делитесь. В этом случае доступ к файлам не получит пользователь, к которому ссылка на файл попала случайно. Доступ получат только те пользователи, которым сообщили не толькуо ссылку, но и пароль.

Информация

Опция доступна только на платных тарифах.

Чтобы установить пароль:

1. Нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите Настроить доступ по ссылке.

2. В блоке Пароль для доступа по ссылке нажмите Установить.

   

3. Откроется окно настройки пароля. Задайте пароль и нажмите кнопку Установить.

4. Отправьте ссылку на файл получателю и не забудьте сообщить пароль к файлу.

Внимание

Администратор вашей организации может сделать обязательным наличие пароля к файлам, которыми делятся. Тогда при настройке доступа к файлу вам понадобится задать пароль в обязательном порядке.

Закрыть доступ к файлу

1. Наведите курсор мыши на файл и нажмите на значок .

2. В открывшемся окне ограничьте доступ одним из способов:

   • Нажмите Закрыть доступ и подтвердите выбор.
   • Либо в строке Файл доступен по ссылке установите значение Никому и подтвердите выбор.

   

Доступ к файлу будет закрыт для всех пользователей.

Все файлы, которыми вы поделились

Все файлы, которыми вы поделились с другими пользователями, отображаются в разделе Быстрый доступ → Совместные → Вы поделились. Также здесь расположены папки и файлы которые не принадлежат вам, но вы имеет к ним доступ.

Файл, предоставленный вам по ссылке

Если вам предоставили ссылку на файл, вы можете скачать его на компьютер или сохранить в своё облако:

Работа с папками

В облаке вы можете создавать папки для личного и совместного пользования. Например, вы можете организовывать групповую работу над проектом или пополнять совместную папку с учебными материалами.

Кроме того, вам может быть предоставлен доступ в общие папки — это папки вашей организации (доступ предоставляет администратор).

Создать папку

1. Нажмите Создать в облаке.
2. Выберите Папку.
3. Введите названия папки.
4. Нажмите Создать или Создать и поделиться, если хотите сразу сделать папку общей.

Сразу после создания папки вы можете:

• загрузить в неё файлы;

• создать файл или папку внутри этой папки;

• настроить совместный доступ к папке.

  

Поделиться папкой

Вы можете поделиться с коллегами не только отдельными файлами, но и всей папкой. Для этого наведите курсор на папку и нажмите . Откроется окно настройки доступа к папке:

Поделиться папкой с помощью ссылки

Нажмите Скопировать ссылку и отправьте ссылку адресату. Рекомендуем проверить и выполнить настройки доступа к папке, прежде чем делиться ею:

1. Настройте права доступа (только просмотр или просмотр + редактирование, просмотр + скачивание).

2. Выберите, кому будет доступен файл (всем пользователям или только вашим коллегам).

3. Установите пароль. Нажмите на Установить, в открывшемся окне введите пароль.

   

В блоке «Дополнительные настройки» можно задать:

• Cрок действия доступа. Если вы не хотите ограничивать доступ по сроку, оставьте значение «Всегда».
• Количество скачиваний, если выше вы предоставили права на скачивание папки.

Доступ к папке по приглашению

Чтобы не отправлять ссылку на папку каждому пользователю по отдельности, вы можете предоставить доступ сразу нескольким пользователям. Нажмите Настроить в блоке предоставления доступа и выполните настройки:

1. Введите ФИО или почту пользователя, которому вы предоставляете доступ.

2. Настройте права доступа:

   Просмотр	Пользователь может просматривать и скачивать файлы, которые содержатся в папке.
   Редактирование	Пользователь может просматривать и скачивать файлы в папке, редактировать документы.

3. Нажмите Пригласить.

Пригласите всех необходимых пользователей. В окне настройки доступа отобразится блок со списком приглашенных пользователей и разделением по правам доступа:

Примечание

В облаке все папки с доступом к ним будут отмечены значком .

Установить пароль на папку

Вы можете задать пароль к папкам, которыми делитесь. В этом случае доступ к папке не получит пользователь, к которому ссылка на папку попала случайно. Доступ получат только те пользователи, которым сообщили не толькуо ссылку, но и пароль.

Информация

Опция доступна только на платных тарифах.

Чтобы установить пароль:

1. Нажмите на папку правой кнопкой мыши и выберите Настроить доступ по ссылке.

2. В блоке Пароль для доступа по ссылке нажмите Установить.

   

3. Откроется окно настройки пароля. Задайте пароль и нажмите кнопку Установить.

4. Отправьте ссылку на папку получателю и не забудьте сообщить пароль к папке.

Внимание

Администратор вашей организации может сделать обязательным наличие пароля к папкам, которыми делятся. Тогда при настройке доступа к папке вам понадобится задать пароль в обязательном порядке.

Закрыть доступ к папке

Закрыть доступ для всех пользователей:

1. Наведите курсор на папку и нажмите . Откроется окно настройки доступа к папке.
2. Нажмите Закрыть доступ для всех и подтвердите выбор.

Доступ к папке будет закрыт как для тех, у кого он был по ссылке, так и для тех, кто имел доступ по приглашению.

Закрыть доступ по ссылке:

1. Наведите курсор мыши на папку и нажмите на значок .

2. В открывшемся окне, в строке «Папка доступна по ссылке», установите значение «Никому» и подтвердите выбор.

   

Доступ к папке будет закрыт для тех пользователей, у которых была ссылка на папку.

Делиться папками с пользователями другого домена может быть запрещено администратором. В таком случае будет выведена следующая ошибка:

Закрыть доступ по приглашению:

1. Наведите курсор мыши на папку и нажмите на значок .

2. В открывшемся окне нажмите Настроить в блоке «Доступ по приглашению».

3. Напротив нужного пользователя установите значение «Закрыть доступ».

   

Получить доступ к чужой папке

Когда вам предоставят доступ к папке, на вашу почту придёт уведомление. Откройте письмо и нажмите Принять. Откроется ваше облако — нажмите Подключить, чтобы подтвердить подключение папки к вашему облаку.

Отключить чужую папку

Если вы не планируете больше пользоваться папкой, к которой вам дали доступ, вы можете её отключить, и она не будет отображаться в вашем облаке.

1. Наведите курсор на папку, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Управление доступом».

2. В открывшемся окне нажмите Отключить доступ.

   

Также отключить папку можно в разделе Быстрый доступ → Совместные → С вами поделились. Нажмите значок , затем в открывшемся окне нажмите Отключить доступ.

Все папки, которыми вы поделились / с вами поделились

Все папки, которыми вы поделились с другими пользователями, а также папки, которыми поделились с вами, отображаются в разделе Быстрый доступ → Совместные → С вами поделились.

Внешний вид и поиск

Сортировка файлов и папок

Вы можете настроить нужный способ сортировки файлов и папок в облаке, а также выводить их списком или таблицей. Чтобы изменить вид отображения файлов, кликните по иконке и выберите «Списком» или «Плиткой».

Также вы можете фильтровать файлы по их типам.

Чтобы изменить сортировку, нажмите на значок и выберите способ сортировки — по алфавиту, размеру или дате изменения.

Поиск по облаку

Если файлов и папок в облаке много, и вы не можете найти нужный объект, воспользуйтесь поиском по облаку. Чтобы найти файл определенного типа, например картинку, нажмите на выпадающий список Все файлы и выберите тип в выпадающем меню.

Работа с документами

Вы можете редактировать полученные по почте и сохраненные в облаке файлы (текстовые документы, таблицы и презентации). Скачивать их к себе на компьютер не нужно, устанавливать дополнительное программное обеспечение — тоже. Также в облаке можно создавать файлы.

Создать файл

Нажмите Создать. В выпадающем списке выберите необходимый тип файла: документ, таблица или презентация.

Редактировать файл

Чтобы внести правки в текстовый документ или таблицу, просто откройте его двойным нажатием левой кнопки мыши. Файл откроется в редакторе.

Решение проблем

В Диске отображается «Занято X байт из 0 байт»

Пример

Это означает, что место на корпоративном Диске закончилось. Оно занято файлами других пользователей или общей папкой, чей размер занял всё свободное место. Обратитесь к вашему администратору и сообщите об этой проблеме.