Документооборот и закрывающие документы

Выбор юридического статуса

Чтобы самостоятельно выставлять счета и получать закрывающие документы в личном кабинете, необходимо указать юридический статус. Для этого пополните баланс с расчетного счета. Когда деньги придут на счет, вы увидите окно, в котором вам предложат выбрать юридический статус (самостоятельно открыть окно можно по ссылке https://biz.mail.ru/domains/goto/billing/payer/).

1. . Выберите ваш статус — физическое лицо или юридическое.

image

2. Введите ИНН и нажмите «Проверить» — отобразятся данные по вашей организации.

image

3. Проверьте данные и, если всё верно, нажмите «Продолжить».

image

4. Укажите электронную почту для отправки электронных версий документов, а также фактический адрес для получения бумажных версий документов. 

image

В дальнейшем изменить статус (с юридического лица на физическое или наоборот) в личном кабинете не получится. Если вы хотите сменить статус, отправьте запрос вашему менеджеру или на почту info@biz.mail.ru.

Закрывающие документы

Закрывающие документы (УПД или акт сдачи-приёмки услуг) предоставляются компанией в сроки и в порядке, предусмотренном пользовательским соглашением соответствующего сервиса или условиями соответствующего договора (при наличии).

В случае если отчетным периодом по пользовательскому соглашению / договору является:

  • отчетный месячный период — закрывающие документы предоставляются в течение 5 рабочих дней месяца, следующего за отчетным;
  • отчетный годовой период — закрывающие документы предоставляются в течение 5 рабочих дней месяца, следующего за первым месяцем оказания услуг.

(Если иное не предусмотрено соответствующим пользовательским соглашением сервиса или договором.)

Приоритетно закрывающие документы отправляются через ЭДО. Примерный срок отправки закрывающих документов через ЭДО — в течение 5 рабочих дней, отправка оригиналов документов почтой или курьером — в течение 15 рабочих дней.

Закрытие выполняется не по сумме оплаты, а по факту списания средств с основного счета. Если вы хотите получить закрывающие документы на сумму оплаты, то сообщите нам об этом письмом на doc@biz.mail.ru.

Закрывающие документы не формируются, если в течение месяца сумма списаний с основного счета была менее 300 рублей. 

Закрывающие документы по договору-оферте (при отсутствии у клиента выделенного менеджера) предоставляются приоритетно в ЭДО, в бумажном виде — по запросу от клиента на doc@biz.mail.ru.

В личном кабинете закрывающие документы (в электронном виде) добавляются в раздел «Документы» в конце месяца.

ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами, заверенными электронной подписью. ЭДО работает через систему одного из операторов ЭДО, включенного в сеть доверия Федеральной Налоговой Службы РФ.

Для ведения ЭДО компания VK (Мэйл.Ру) использует систему Контур.Диадок и СБИС. ЭДО в разы упрощает работу с закрывающими документами. При работе с другим оператором необходимо настроить роуминг, указав следующие реквизиты:

Идентификатор участника ЭДО:

  • в Контур.Диадок — 2BM-7743001840-2012052807514600749280000000000
  • в СБИС — 2BE228c7b0e39144874bfbe5b95594c160d

Регламент отправки документов в ЭДО ничем не отличается от бумажного документооборота.

Смена реквизитов, запрос документов

При смене реквизитов (в т. ч. и адреса) вы должны уведомить компанию об этом. Сообщите об это по адресу doc@biz.mail.ru, указав актуальные реквизиты, и приложите уведомление об изменении реквизитов с указанием срока вступления в силу таких изменений.

При запросе акта сверки, закрывающих документов и иных документов необходимо в запросе обязательно указать:

  • наименование компании;
  • ИНН;
  • домен;
  • период за который необходимы документы.

Единый адрес для всех обращений по вопросам документооборота: doc@biz.mail.ru. Если у вас остались вопросы, адресуйте их также на почту: doc@biz.mail.ru.